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4 avantages du flex office — la nouvelle tendance bureau

26 août 2021

On le sait tous, la dernière année a marqué un tournant majeur dans les modes de travail ! Le télétravail forcé a amené plusieurs salariés à finalement y prendre goût, parfois contre toutes attentes. Les espaces de bureau se retrouvent ainsi délaissés, et on se demande ce qu’il adviendra d’eux alors que les mesures sanitaires sont levées.

Alors qu’ils attendent la confirmation du gouvernement pour le retour officiel dans les bureaux, les employeurs se retrouvent en dilemme quant à l’importance que gardera la formule « télétravail » au sein de leur organisation, mais plusieurs veulent voir revenir les employés au bureau. 

Comment s’y prendre ? En réinventant l’aménagement des bureaux ! Tout d’abord, il s’agira de regagner leur confiance, principalement en leur proposant des solutions innovantes pour créer des espaces de travail flexibles.

Nouvelles attentes, nouvelles tendances

Plusieurs entreprises ne se tourneront pas vers un retour au bureau 5 jours par semaine. Souvent, on verra une formule hybride du genre 3 jours au bureau, 2 jours à la maison (ou l’inverse). Toutefois, pour que les employés reviennent volontairement travailler au bureau, que ce soit pour une journée par semaine ou à temps plein, ça doit être attrayant.

Les attentes de tous ont changé durant ces derniers mois, et la rigidité n’a plus sa place. L’employeur doit avant tout s’adapter au quotidien de ses salariés et un assouplissement est attendu. Par exemple, se rendre au bureau doit présenter une plus value pour qu’une personne décide de sortir de la maison et prendre la route.

C’est ainsi que s’installe cette nouvelle tendance : le flex office, qui laisse place au mode de travail hybride et à un environnement plus collaboratif. Si vous cherchez à innover face à vos espaces de travail au bureau, on vous invite à en découvrir davantage sur le flex office.

Le flex office, c’est quoi exactement ?

Ce qu’on appelle aussi « bureau flexible », c’est ce qui désigne l’absence de bureaux fermés et de postes de travail attitrés à chaque employé. Dans une organisation qui adopte ce mode de travail dynamique, les locaux, lorsqu’il y en a, proposent généralement différents espaces, chacun permettant aux collaborateurs de s’installer là où ils le souhaitent. Ainsi, l’employé peut choisir l’endroit le mieux adapté à ses tâches : un espace bureau, une salle de réunion, un coin dans un espace ouvert, ou encore la maison ! Il n’est donc plus question de la traditionnelle sédentarité que l’on connaît bien.

Puisqu’il n’y a pas de poste de travail fixe, chaque espace est conçu pour s’adapter aux besoins de la personne qui l’occupe. Les salariés ont donc une grande liberté dans le choix de leur espace de travail. Par exemple, les salles de réunion sont modifiables en fonction de la taille du groupe et de ses besoins pour la rencontre, et un employé peut choisir de travailler dans une niche cloisonnée ou encore dans un endroit partagé. Le matériel d’un individu ne reste généralement pas au poste de travail choisi par ce dernier, mais des rangements privatifs comme des casiers ou des tiroirs barrés à clé sont souvent accessibles.

Les avantages du flex office

Le flex office offre de multiples avantages autant pour les collaborateurs que pour l’entreprise. La flexibilité de ce type d’organisation de l’espace de travail permet entre autres de :

1– Réduire les coûts

Aujourd’hui, il est facile d’accéder à nos outils et d’accomplir nos tâches d’à peu près partout. Il va donc de soi qu’on puisse se permettre un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, en recourant davantage à cette flexibilité que suggère le flex office 

À Montréal, le taux d’inoccupation des bureaux s’élève actuellement à 11,2%.

« En termes d’espace, 4,2 millions de pieds d’occupation dans les bureaux ont été perdus depuis le début de la pandémie. Cette baisse perdure depuis les quatre derniers trimestres et touche particulièrement le centre-ville, où plusieurs entreprises n’ont pas renouvelé leur bail en pleine pandémie. » —Agence QMI 

Les coûts de location des espaces de travail sont grandement inférieurs dans un contexte de bureau flexible car l’entreprise qui choisit ce virage nécessite un espace moyen beaucoup plus petit. Un seul espace peut aussi répondre à plusieurs besoins ! 

Aussi, faire la location d’espaces de coworking comme ceux de 2C2B Coworking revient beaucoup moins cher que signer un bail pour un bureau. En effet, non seulement ça représente une réduction des coûts d’environ 40%, mais c’est aussi clé en main! Avoir recours aux espaces coworking ne nécessite généralement pas d’engagement et quelqu’un est chargé de l’entretien des locaux.

Pour en savoir plus à ce sujet, lisez cet article de 2C2B Coworking : Travail hybride et loyer commercial : comment réduire les dépenses ?

2– Alimenter la créativité

Le flex office nous permet de nous installer où on veut, selon nos besoins et les tâches à accomplir. Changer d’environnement et échanger avec d’autres personnes permet aux travailleurs de trouver plus facilement de nouvelles perspectives et idées. Pouvoir travailler librement et sortir de la routine alimente la créativité, c’est évident !

De plus, ces espaces de travail flexibles sont conçus pour la collaboration. En diminuant les contraintes et en misant davantage sur des espaces communs, on favorise les échanges, améliore la coordination entre les différents départements et facilite les projets d’équipe.

3– Améliorer la productivité

Un autre avantage qui vient avec le fait d’adopter une vie professionnelle « mobile » et de pouvoir s’organiser comme on le souhaite : une meilleure productivité. En effet, pouvoir choisir son environnement et l’espace de travail dans lequel nous nous sentons à l’aise selon la tâche à accomplir ainsi que notre état d’esprit a un impact sur l’amélioration de la qualité de vie au travail, et donc sur notre productivité.

Grâce au flex office, un employé qui a besoin d’une grande concentration pourra s’isoler dans un bureau fermé ou encore rester à la maison, tandis qu’il pourra s’installer dans un espace commun et socialiser lors d’un moment où il recherche plus de créativité et de stimulation !

4– Rencontrer des collaborateurs

Le flex office nous donne la possibilité de rencontrer des collègues avec lesquels nous n’avons généralement pas l’habitude de travailler. De plus, si on travaille dans un espace de coworking extérieur, on peut faire la connaissance de nouvelles personnes !

C’est donc excellent autant pour le sentiment d’appartenance à une communauté que pour le réseautage.

Révolutionner la façon de travailler

Le trafic, c’est frustrant et démotivant. Le télétravail, lui, à long terme, cause un sentiment d’isolation chez plusieurs en plus de causer des problèmes de santé physique puisque la plupart des gens ne sont pas bien équipés en termes de mobilier de bureau. Motivés par ces enjeux, des entrepreneurs ont conçu des espaces coworking.

L’entreprise 2C2B Coworking en est une qui vient révolutionner la façon de travailler des organisations ! Ces derniers se spécialisent dans la création d’un compromis parfait entre le travail à la maison maison et au bureau chef, soit en recréant le meilleur des deux mondes. Ils offrent une solution de proximité stimulante avec des espaces adaptés à tous types de besoins pour qu’un travailleur ait envie d’y être.

Dans ces locaux, il n’y a pas de poste de travail fixe, mais il est possible de louer un bureau fermé à long terme. De plus, le travailleur qui paye pour son espace de travail peut également profiter de tous les espaces communs, c’est inclus ! C’est une excellente façon de socialiser et réseauter. Avec des meubles modulaires, les salles de réunion sont modifiables en fonction de la taille du groupe qui les utilise. Enfin, ce qui les démarque surtout, c’est que leur meubles sont 100% ergonomiques.

Visitez leur site Web pour en apprendre plus sur les espaces de Boisbriand et Mascouche. Si ce n’est pas accessible pour vous pour le moment, restez à l’affût car 2C2B prévoit d’ouvrir des espaces de coworking partout au Québec !

Le flex office, c’est une nouvelle tendance qui est là pour rester! Adopterez-vous ce mode de travail ?

N’hésitez pas à communiquer avec SPACIA pour vos idées de réaménagement de bureau.

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